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当学に合った教務システムは?教務システムの選び方

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弊社はキャンパスマジック(CampusMagic)という高校・大学・専門学校向けの教務システムを開発しているメーカーです。
日々のサポート業務や営業を通じて、「こんなときはどうすれば良いかな」「どう運用すると楽かな」というお客様のお声を多く頂戴します。
そういった実際の運用よりも少し前の選定段階の話になりますが、「どうやって教務システムを選べば幸せになれるか」を出来る限り公平な視点でお伝えしようと思います!

教務システムを導入する目的

教務システムを導入する目的は学校様や担当者様によって違います。
しかし大きな目的は日々の業務を楽にし、サービスの付加価値を高め、経営力を向上することですよね。

新規導入だけではなく、買い替えの場合もあると思います。
どちらにしても、新しいシステムを導入する前よりも仕事が大変になっては元も子もありません。
システムを導入するからには、日々の業務が楽になることはもちろん、学校の経営力が向上することが大切です。

では、そのためには何を基準に教務システムを選べばよいのでしょうか?
評価をするポイントがいくつかありますので、それぞれご説明いたします。

  • 学校の種類
  • 学校の規模
  • 学校の目的
  • 教務システムのタイプ(クラウド型、インストール型、etc..)

学校の種類に応じた教務システム選び

学校と一口に言っても小~大学、専門学校、日本語学校、養護学校など、様々な学校があります。
それは言い換えると、それぞれに適したシステムがあるということでもあります。
メーカーのHPに「当社のシステムは○○学校でシェアNo.1です」などの表記がある場合がありますので、そういった情報を参考にすると良いでしょう。
(ちなみに弊社バリアントソフトは、おかげさまで高等専門学校シェアNo.1です)

またメーカーに問い合わせることで、実際に学校に足を運んでデモを実施してもらえますので、学内の関係者の時間調整などが少し億劫ではあると思いますが、積極的にメーカーに問い合わせてみることをおすすめします。
最近の教務システムのトレンドや運用に関する実際的な話も聞けるので、よりシステムが選びやすくなりますので、積極的にメーカーに問い合わせてみましょう。
「電話だとガツガツ来られて断りづらくなる…」ということでしたら、まずは問い合わせフォームなどから資料請求やデモの依頼を出してみると良いかと思います。

学校の規模に応じた教務システム選び

教務システムは学校の規模によっても持ち合わせている機能や性質が全く異なります。
たとえば、大規模(学生数5,000人以上)の学校が小規模(学生数1,000人未満)向けの教務システムを買っても、以下のような弊害が発生することが予想されます。

  • システムへの大量のアクセスが発生した際に負荷に対処するノウハウがメーカーにない。
  • 導入前と導入後の使用ギャップによる教職員からのカスタマイズ要望をさばくだけのシステム上のバッファがない。

上記はあくまでも極端な例ですが、メーカー側が提供しているものと学校様が求めているもののギャップでお互いが不幸になるということは避けたいですよね。
そういった事態を避けるためにも、やはりメーカーに直接問い合わせ、デモを実施してもらって現状の学校の運用にあっているのかなどを確認するのが一番です。

なお、大規模な大学様の事例ですが、順天堂大学様などは学部ごとに教務システムを導入しているようです。
そのような運用方法もありますので、教務システムをどのように運用したいかという部分について、まずはメーカーや販売店と相談することが大切かと思います。

教務システムの価格帯(学校の目的)

教務システムの価格はピンキリです。
その理由は、学校と一口に言っても小規模の学校から大規模な学校まであり、また教務システム自体もそれぞれに合わせたソリューションが様々なメーカーから提供されているためです。
また、規模感だけではなく、たとえば国家試験の合格率を前年度より上げたいなど学校様によって到達目標が異なると思います。

更に、これからの時代は少子化が進んでいきますので、学校が特色によって細分化し、個性的になっていくことが求められると予想されます。
きっと、その中で教務関係者が教務システムメーカーと一丸となって教務改革に取り組み続けることが、最終的に求められていくのでしょう。
教務関係者のビジョンと目標意識がまとまっていれば、メーカーとの折衝を重ね、教務システムを真剣に選定する過程を通じて適切な価格帯の教務システムが選ばれるはずです。

しかしそれでも最終的に2つ候補が残って、微妙な価格差で悩むこともあると思います。
そういったときは、「どんな機能があるか」よりも「私たちの実現したい未来を実現してくれるのはどちらのメーカーか」という長期的な視野で教務システムを選定されることをおすすめします。
先程も申し上げたとおり時代は変化していきますので、今機能が充実しているという事実もさることながらも、信頼して時代の変化をともに共感できるメーカーを選ぶのが最適かと思います。

教務システムの種類

主に以下の4種類に分類されます。

  • クラウドタイプ
  • インストールタイプ
  • Webサーバー設置タイプ
  • Webサーバー+インストールタイプ

最近はクラウドが盛んに取り上げられていますが、クラウドはあくまでも手段の一つでしかないので、学校様の運用にあったシステムタイプを選ぶのが一番です。

クラウドタイプ

Webブラウザを介して利用するタイプです。
今後は多くのアプリケーションがクラウドタイプに移行していくでしょうが、今はまだ過渡期です。
安定性やセキュリティの面で不安が多いため、移行に躊躇している企業(学校)が多いことは事実です。

メリット

  • OSに縛られない
  • インストールが不要
  • 月額課金などコストパフォーマンスが高い傾向がある
  • 新しくマシンを調達する必要性が少ない

デメリット

  • インターネット環境が必須
  • データを預ける必要がある
  • ネットワークが遮断された場合業務が滞る
  • ブラウザのバージョンに縛られる可能性がある(他のブラウザベースのシステムと実行できるバージョンが異なることもある)
  • アドインの利用が禁止されているなど、学校のプライバシーポリシーに合わないケースもある

インストールタイプ

クライアントPCに直接インストールを行うタイプです。
昔ながらの方式ですので安定感・安心感は抜群です。
なによりも安定動作を求める学校様に適しています。

メリット

  • インターネットに繋がらない環境でも動作する
  • データを学内サーバーで管理できる
  • 他のシステムと別に稼働するので干渉する可能性が低い

デメリット

  • OSに縛られる
  • 基本的にライセンス数の契約になるので、クライアントの台数が増えれば増えるだけ費用がかさむ
  • インストールされたシステムを更新・新規インストールするために先任者が必要になる
  • 学内にDBサーバーが必須

Webサーバー設置タイプ

学内のWebサーバーに設置して利用するタイプです。
近年増えてきたシステムのタイプです。
インターネットの技術を利用しているため、インストール型よりも広範囲で情報を伝達および利用することが出来ます。
メリット・デメリットともにクラウドタイプとほとんど同じですが、学内にサーバーを設置する点のみ異なります。
そのため、インターネットに繋がらない環境でも利用できます。

Webサーバー+インストールタイプ

学内にWebサーバーとDBサーバーを設置して利用するタイプです。
Webサーバー配置タイプとインストールタイプのいいところを合わせたタイプですね。
ちなみに弊社のキャンパスマジック(CampusMagic)は、このWebサーバー+インストールタイプを採用しています。

メリット

  • インターネットに繋がらない環境でも利用できる
  • Webサーバーを利用したアプリケーションの配布が可能になり、インストールタイプのみの場合と異なり専任者が必要ない
  • Webで学生及び教職員に必要な情報を公開し、またポートフォリオや就職活動の状況など学生からのフィードバックを得ることができる

デメリット

  • WebサーバーとDBサーバーが必要(推奨されないが1台で運用することもできる)

本当に大切な1つのこと

学校の種類、学校の規模、学校の目的、システムタイプによるシステム選びという観点について少し掘り下げてご説明しました。
これらは大切な評価ポイントです。
しかし、実はもっと大切なことがあるのです。

教務システムは「買ったらハイ終わり」という類の商品ではなく、どちらかというとサービスの側面のほうが強いです。
ですので、ビジョンを共有して、運用を任せても良いとさえ思えるメーカーを選ぶというのが一番大切です。
デモや説明会を通して、現状の業務が滞り無くこなせることを確認するのはもちろん、学校様の業務のやり方を理解してくれるメーカーを選んで、関係者全員が幸せになれる教務システムを手にしてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今まさに教務システムを選んでいる方もそうでない方も、教務システムの選び方について理解を深めていただけたなら幸いです。
他にも教務システムに関する記事を書いています。真剣に検討されている方は以下の記事も参考にされてみてください。
「教務システム」を買ってはいけない ―教務システムのアフターサポートの重要性
教務システムを購入する前に!3つのチェックポイント

弊社もキャンパスマジック(CampusMagic)という高校・大学・専門学校向けの教務システムを開発している教務システムメーカーです。
もし解決したい疑問がある方は、一度弊社にお問い合わせいただけるとお力になれるかもしれません。

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当学に合った教務システムは?教務システムの選び方」への2件のフィードバック

  1. ピンバック: 「教務システム」を買ってはいけない ―教務システムのアフターサポートの重要性 | 教務システムのバリアントソフト

  2. ピンバック: 教務システムを購入する前に!3つの比較ポイント | 教務システムのバリアントソフト

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